Până în prezent, administrației publice centrale îi era interzis a solicita cetățenilor sau firmelor copii legalizate sau copii după acte emise de către alte instituții publice, centrale sau locale, precum și de persoane juridice de drept privat cu statut de utilitate publică sau autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică.
Din ianuarie 2023, această interdicție se extinde și la nivelul autorităților locale
Conform unui proiect de lege promulgat recent de președintele Iohannis:
- nicio instituție publică nu va mai avea dreptul să solicite ”dosar cu șină” sau orice fel de dosar,
- toate instituțiile publice sunt obligate să pună la dispoziţia cetăţenilor, în mod gratuit, nu doar în format fizic pe hârtie, ci şi electronic, pe website-ul propriu, modele de formulare sau cereri aferente tuturor serviciilor publice furnizate,
- instituţiile care solicită copii pe hârtie ale unor documente, altele decât cele emise tot de către instituţii publice, vor asigura, în mod gratuit, fotocopierea acestora. Obligația e valabilă și pentru operatorii privați care prestează servicii publice.
Este nevoie de timp pentru a se adapta
Pentru ca autoritățile să se adapteze la noile prevederi, Guvernul a cerut un timp de pregătire, astfel că noua lege va intra în vigoare la 180 de zile de la data publicării acesteia în Monitorul Oficial al României.
Nu se mai cer copii legalizate și nici copii de pe documente emise de alte autorități
Începând din 2016, instituțiile publice, ca și orice birou al administrației centrale, sunt obligate să nu mai solicite copii legalizate după documente, înlocuindu-le cu declarații pe propria răspundere sau cu certificări cu originalul.
Iar din data de 1 ianuarie 2022, instituțiilor publice li s-a interzis să mai solicite persoanelor fizice și firmelor copii de pe avize sau alte documente care au fost emise de către alte instituții ale statului.
Însă, de la toate aceste prevederi au fost exceptate autoritățile administrației publice locale, astfel că serviciile primăriilor solicită în continuare:
- copii legalizate după anumite documente, precum cele întocmite la notariat,
- copii după acte emise de administrația publică centrală.
La finele anului 2021, proiectul legislativ a fost ințiat de liberali, în frunte cu actualul ministru al Digiltalizării, Sebastian Burduja. Aceștia au convins coaliția de guvernământ să le promoveze proiectul, care fusese respins în Senat, în condțiile în care Guvernul a adoptat recent un proiect similar. Dar, procedural și legal, Parlamentul este îndreptățit să dea prioritate celui mai vechi proiect aflat în circuitul legislativ, iar proiectul liberalilor a fost adoptat de legislativ luna trecută, adică în decembrie 2022.
Se precizează că atât proiectul Guvernului, cât și cel care va intra în vigoare peste trei luni prevăd instituirea obligaţiei în sarcina autorităţilor şi instituţiilor publice centrale şi locale de a pune la dispoziţia cetăţenilor, în mod gratuit, în format fizic pe hârtie, dar şi electronic, pe website-ul propriu, modele de formulare sau cereri aferente tuturor serviciilor publice furnizate.
Copierea actelor necesare solicitate se face în mod gratuit de instituțiile publice
De asemenea, este prevăzută obligația autorităţilor şi instituţiilor publice care solicită copii, în format fizic, pe hârtie, pentru diverse acte, cereri sau formulare, altele decât cele emise de către instituţii publice sau organe de specialitate ale administraţiei publice centrale (pentru care nu e nevoie de copii), să asigure fotocopierea acestora, în mod gratuit.
Aplicabilitatea celor două măsuri va fi şi în sarcina persoanelor juridice de drept privat care, potrivit legii, au obţinut statut de utilitate publică sau sunt autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică.
Proiectul liberalilor a fost modificat în comisii pentru a extinde interdicția de a cere cetățenilor copii legalizate sau copii ale actelor emise de administrația publică.
De asemenea, prevederea se va aplica și persoanelor juridice de drept privat care, potrivit legii, au obţinut statut de utilitate publică sau sunt autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică.
”Se interzice instituțiilor publice, organelor de specialitate ale administrației publice centrale și locale, precum și persoanelor juridice de drept privat care, potrivit legii, au obținut statut de utilitate publică sau sunt autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică, să solicite persoanelor fizice sau persoanelor juridice, în vederea soluționării cererilor pentru furnizarea unui serviciu public, copii de pe avize sau alte documente care au fost emise de către alte instituții publice, organe de specialitate ale administrației publice centrale și locale, precum și persoane juridice de drept privat care, potrivit legii, au obținut statut de utilitate publică sau sunt autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică”.
Nu mai sunt obligatorii copiile legalizate
”Fiecare instituție publică, organ de specialitate al administrației publice centrale sau locale, precum și persoana juridică de drept privat care, potrivit legii, a obținut statut de utilitate publică sau este autorizată să presteze un serviciu public, în regim de putere publică, este obligată să elimine cerința de depunere a copiilor legalizate după documente la furnizarea serviciilor publice, înlocuindu-le cu certificarea conformității cu originalul de către funcționarul competent”.
”Trebuie eliminată practica, moștenită de la birocrația comunistă”
Potrivit liberalilor, ”instituțiile publice, organele de specialitate ale administrației publice centrale și locale, precum și persoanele juridice de drept privat care, potrivit legii, au obținut statut de utilitate publică sau sunt autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică, nu pot solicita persoanelor fizice sau persoanelor juridice, în vederea soluționării cererilor pentru furnizarea unui serviciu public, dosare, dosare cu șină, precum și niciun alt articol sau obiect de birotică sau papetărie”, prevede legea promulgată. Prevederile se aplică și în cazul depunerii actelor necesare pentru participarea la concursurile pentru ocuparea unei funcții publice, precum și în cazul depunerii actelor necesare pentru participarea la procedurile de achiziții publice. Instituțiile publice, organele de specialitate ale administrației publice centrale și locale, precum și persoanele juridice de drept privat care, potrivit legii, au obținut statut de utilitate publică sau sunt autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică, nu pot percepe taxe suplimentare pentru acoperirea costurilor articolelor sau obiectelor menționate. ”Trebuie eliminată practica, moștenită de la birocrația comunistă, de a solicita persoanelor fizice sau persoanelor juridice, plătitoare de taxe și impozite, dosare, dosare cu șină precum și alte articole sau obiecte de birotică sau papetărie. Acest amendament va elimina această practică inacceptabilă”.
Alte obligații ale instituțiilor publice și nu numai
De asemenea, noua lege extinde (pentru administrația locală și persoanele juridice de drept privat cu obținut statut de utilitate publică sau autorizate să presteze un serviciu public, în regim de putere publică), obligația de a accepta:
- copia în format electronic după cartea de identitate, transmisă prin e-mail,
- documente în format electronic, cu semnătură electronică calificată sau avansată.
Instituțiile publice, obligate să folosească mijloace electronice de comunicare cu beneficiarii serviciilor publice
De asemenea, și instituțiile adăugate acum sunt obligate să folosească cu precădere mijloacele electronice pentru comunicarea cu beneficiarii serviciilor publice, acolo unde beneficiarul are și este de acord să furnizeze o adresă de poștă electronica (adresa de e-mail), potrivit profit.ro.
